Personuppgiftshantering Schoolsoft

SchoolSoft

Som studerande hanteras dina personuppgifter i SchoolSoft. Vi använder Schoolsoft för vår administration. Ändamålet med denna behandling är skoladministrativt. Behandlingen av dina personuppgifter sker på de rättsliga grunderna myndighetsutövning och utförande av uppgift av allmänt intresse.

I SchoolSoft behandlas personuppgifter som är nödvändiga för att din folkhögskola ska kunna bedriva en rättssäker verksamhet där information om deltagarens kunskapsutveckling ligger till grund för omdöme och behörigheter.

Din folkhögskola har rättigheter och skyldigheter att behandla och lagra personuppgifterna så länge de behövs för ändamålet. Det är din folkhögskola som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, oavsett var och i vilken form de behandlas.

Din folkhögskola har tecknat avtal med SchoolSoft, som är leverantör av de administrativa tjänsterna, vilket reglerar hur dina personuppgifter behandlas i deras system så att säkerheten för dina personuppgifter och din integritet säkerställs. SchoolSofts system finns i Sverige, vilket innebär att de uppfyller EUs krav på var personuppgifter tillhörande EU-medborgare får behandlas.

Lagring av personuppgifter 

Dina personuppgifter kommer att lagras enligt arkivlagen och dokumenthanteringsplanen för Folkhögskolestyrelsen. I dokumenthanteringsplanen står hur länge vi sparar dina personuppgifter I vissa fall kommer dina personuppgifter sparas för alltid till exempel dina behörigheter/omdöme. I andra fall raderas dina personuppgifter vid inaktualitet såsom arbeten, valämneslistor med mera.

Mottagare av dina personuppgifter

Förutom personal på folkhögskolan kan dina personuppgifter komma att delas med annan personal inom Folkhögskoleförvaltningen. Dessutom lämnar vi vidare dina uppgifter till följande:

• Statistiska Centralbyrån (SCB)- statistik på både individnivå och gruppnivå
• Västra Götalandsregionen – statistik främst på kursnivå.
• Folkbildningsrådet – statistik kring sökande/kurs,
• CSN – uppgifter om kursregistreringar, frånvaro och studieresultat.
• Arbetsförmedling (AF) – för de deltagare som går på kurser finansierade av AF eller på annat sätt är knuten till AF.
• Försäkringskassan – för de deltagare som på något sätt är knuten till AF, tex. får lov att studera vid sjukskrivning.
• Samarbetspartners – om kursen genomförs i samarbete med t.ex. en kommun kan personuppgifter lämnas till denna samarbetspartner.
• Vid uppföljning/utvärdering kan extern aktör komma att användas.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

Förutom de personuppgifter du själv har lämnat i SchoolSoft behandlas även dessa kategorier av personuppgifter: folkbokföringsuppgifter, närståendeuppgifter, studiehistorik, studieplanering, allergier/hälsotillstånd, Dessutom kan listor skrivas ut från Schoolsoft som kan användas av pedagoger för att samla in ytterligare information, t.ex. önskemål om att delta vid aktivitet/studieresa med mera.

Detta innebär Dataskyddsförordningen för dig som registrerad

Dataskyddsförordningen är framtagen för att skydda dina personuppgifter och din integritet. Dataskyddsförordningen ställer i korthet krav på att det finns ett godtagbart ändamål och en rättslig grund för behandling av dina personuppgifter, att inte fler personuppgifter än nödvändigt samlas in, att de inte lagras längre än nödvändigt, att de skyddas från obehörig åtkomst, att informationens korrekthet säkerställs, att det finns rutiner för hantering av incidenter som rör personuppgifter, samt att det vidtas tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna. 

Du som registrerad har ett antal rättigheter enligt Dataskyddsförordningen:

Rätten till tillgång

Du som registrerad har rätt att när som helst begära ut information om vilka personuppgifter din skola behandlar samt hur de behandlas. Det är kostnadsfritt för dig att begära ut informationen. Vid uppenbart missbruk av denna rättighet kan dock en administrativ avgift påföras alternativt begäran förvägras. För att få tillgång till dina personuppgifter kontakta personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan.

Rätten till rättelse

Du som registrerad har rätt att begära rättelse om dina registrerade personuppgifter är felaktiga. I de fall du inte själv har möjlighet att rätta informationen kontaktar du personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan.

Rätten till begränsning

Du som registrerad har rätten att begära begränsning av åtkomsten till dina personuppgifter när personuppgiftsbehandlingen behöver utredas. Rätten till begränsning gäller i de fall du anser att dina personuppgifter är felaktiga, behandlingen är olaglig, personuppgifterna inte längre behövs för ändamålen eller du ifrågasätter den lagliga grunden för behandlingen. För att begära begränsning av behandling kontakta personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan.

Rätten att göra invändningar

Du som registrerad har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. För att invända mot behandling kontakta personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan.

Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Du som registrerad har rätt att klaga på den behandling av dina personuppgifter som görs om du anser att den strider mot Dataskyddsförordningen. Den tillsynsmyndighet i Sverige som hanterar dessa klagomål är Integritetsskyddsmyndigheten.

Namn och kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig (förvaltningschef): anders.ahlstrom@vgregion.se, 076-775 48 40

Kontaktuppgifter till dataskyddsteamet i VGR: koncernkontoret.dso@vgregion.se